In fünf Schritten zur hochwertigen Mitarbeiterzeitschrift
Die Mitarbeiterzeitschrift gilt als Königsdisziplin der internen Kommunikation. Sie schafft ein Wir-Gefühl im Team und informiert die Mitarbeiter über neue Entwicklungen innerhalb des Unternehmens. Damit ist eine solche Zeitung vor allem für große Firmen sinnvoll, damit sich die Mitarbeiter trotz vieler Kollegen und möglicherweise mehrerer Standorte wohlfühlen und nicht in einer anonymen Atmosphäre arbeiten. Wir zeigen dir, wie du in fünf Schritten eine hochwertige Mitarbeiterzeitschrift erstellst!
1. Konzept erstellen
Trotz Digitalisierung sind Mitarbeiterzeitungen besonders in großen Unternehmen beliebt. Da die Konzepte je nach Firma variieren, solltest du erst einmal genau mit deinem Team überlegen, wie die Mitarbeiterzeitschrift aussehen soll. Folgende Fragen solltest du bei den ersten Überlegungen im Kopf haben:
– Wie häufig soll die Zeitschrift herausgegeben werden? Handelt es sich um eine einmalige Publikation oder soll sie in Zukunft monatlich/ viert- oder halbjährlich erscheinen?
– Welchen Umfang soll die Zeitschrift haben?
– Wer ist für die Erstellung der Zeitschrift verantwortlich?
– Wer übernimmt Texte/Layout?
– Welches Budget steht zur Verfügung?
Diese Fragen sollten am besten in der Geschäftsleitung beantwortet werden. Auch ein knackiger und kreativer Name der Zeitung darf nicht fehlen. Wichtig ist dabei, dass der Titel Wiedererkennungswert hat und zur Firma passt.
2. Redaktionsteam finden
Wenn das grobe Konzept der Mitarbeiterzeitschrift steht, sollte die Geschäftsleitung in einem zweiten Schritt ein Redaktionsteam finden. Oft übernimmt die PR-Abteilung diese Aufgabe. Um die Mitarbeiter möglichst gut in das Projekt zu involvieren, solltest du auch herumfragen, ob weitere Mitarbeiter an dieser Aufgabe interessiert sind. Wenn sich niemand traut, Textchef oder Layouter zu werden, solltest du möglicherweise professionelle Hilfe finden. Werbeagenturen sind oftmals mit Mitarbeiterzeitschriften vertraut und können das Redaktionsteam unterstützen. Wichtig ist, dass die Aufgaben klar verteilt sind. Damit du am Ende eine lesenswerte Zeitschrift in den Händen hältst, muss zu jedem Zeitpunkt klar sein, wer welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernimmt. Am besten ernennst du einen Chefredakteur und einen Cheflayouter, die die Koordinierung übernehmen.
3. Themen festlegen
Gemeinsam mit dem Team sollte die Geschäftsleitung die Themen der Mitarbeiterzeitschrift festlegen. Wichtig ist dabei, dass die Zeitschrift auf keinen Fall ausschließlich ein Sprachrohr der Geschäftsführung sein sollte. Andernfalls empfinden viele Mitarbeiter sie als „Propaganda“ und nehmen die Zeitschrift nicht ernst. Besser ist es, Themen auszuwählen, die die Mitarbeiter wirklich bewegen. Das sind besonders Veränderungen im Unternehmen wie neue Kollegen, neue Aufträge oder Veränderungen in der Branche. Auch Berichte aus den anderen Abteilungen oder von anderen Standorten sind interessant, damit das Betriebsklima nicht als anonym empfunden wird.
Falls die Mitarbeiterzeitschrift regelmäßig erscheinen soll, sind wiederkehrende Rubriken sinnvoll. Möglich sind zum Beispiel „Der Mitarbeiter der Woche“, ungewöhnliche Mitarbeiter-Hobbys oder Branchen-News. Am besten ist dabei ein Mix aus „harten Fakten“, wie zum Beispiel Entwicklungen in der Branche, und internen Informationen. Die Mitarbeiter des Unternehmens sollten in jedem Fall das Gefühl haben, dass sie ernstgenommen werden. Wichtig ist dafür, dass nicht nur die Führungsebene vorgestellt wird, sondern auch die Angestellten der unteren Ebenen, Auszubildende oder Praktikanten.
4. Layout erstellen
Die Mitarbeiterzeitschrift sollte in jedem Fall hochwertig aussehen, schließlich ist sie auch ein wichtiges Signal an die Angestellten. Entsprechend hochwertig sollte auch das Layout aussehen. Wichtig: Protzen ist tabu! Wenn die Mitarbeiter jeden Monat eine Hochglanzzeitschrift erhalten, sie aber gleichzeitig mit einem Sparkurs im Unternehmen konfrontiert werden, stößt das natürlich auf Missfallen. Besser ist es, das Layout schlicht und dem Unternehmen entsprechend zu gestalten. Greife zum Beispiel die Farben und das Logo des Unternehmens auf und orientiere dich am Aufbau einer Zeitung deiner Wahl. Auch bei einer Mitarbeiterzeitschrift gilt: Bilder sagen mehr als tausend Worte! Ansprechend wird das Layout, wenn du viele gut gemachte Fotos einfügst.
Wenn du dich nicht auf Profis verlassen möchtest, solltest du bei der Erstellung ein Layout-Programm wie InDesign nutzen. Alternativ kannst du auch die Funktionen des Schreibprogramms Word nutzen. Wie das funktioniert, haben wir in diesem Blogbeitrag festgehalten.
5. Mitarbeiter involvieren
Bei einer Mitarbeiterzeitschrift sollten vor allem die Angestellten zu Wort kommen. Trotzdem sind nur in den wenigsten Unternehmen die Mitarbeiter bei der Erstellung der Zeitschrift involviert. Damit du es besser machst, solltest du deinen Mitarbeitern noch vor der ersten Ausgabe ein Mitspracherecht einräumen. Alle sollten ihre Wünsche an den Inhalt und die Zeitung äußern dürfen. Welche Themen finden sie besonders interessant? Möchten sie unter Umständen selbst einmal Artikel verfassen oder haben sie innovative Ideen, wie du die Zeitschrift aufpeppen kannst? Vielleicht kennt der ein oder andere Mitarbeiter auch einen Kollegen, der einmal in der Mitarbeiterzeitschrift erwähnt werden sollte. Wenn du solche Feedback-Prozesse langfristig aufrecht erhältst, schaffst du eine spannende und vor allem lesenswerte Zeitschrift, in der die Mitarbeiter deiner Firma im Mittelpunkt stehen.